Własny system zamiast BaseLinkera: kiedy się opłaca

01

Ile kosztuje Base w 2026

Base.com (dawniej BaseLinker) ma trzy plany. Ceny są netto.

• Freemium: 0 zł, najwyżej 100 zamówień miesięcznie.
• Business: 279 zł stałej opłaty plus 0,99 zł za zamówienie, od 101 do 5 000 zamówień miesięcznie. Kalkulator na stronie Base liczy 0,99 zł od każdego zamówienia, nie tylko od tych powyżej tysiąca. Tak samo liczy kcmobile.pl w zestawieniu z września 2026.
• Enterprise: wycena indywidualna, gdy firma ma ponad 5 000 zamówień albo ponad 1 mln zł GMV miesięcznie. Jeśli firma ma kilka kont Base, do tego progu liczy się suma wolumenów ze wszystkich kont.

Wzór dla planu Business: 279 zł + 0,99 zł × liczba zamówień. Przy 1 000 zamówień to 1 269 zł miesięcznie. Przy 3 000 to 3 249 zł. Przy 5 000 to 5 229 zł.

Przed jakimkolwiek rachunkiem warto znać trzy zapisy z regulaminu Base:

1. Próg Enterprise wystarczy przekroczyć raz. Warunki dla użytkowników Enterprise mówią, że zmiana abonamentu następuje, „jeżeli Użytkownik jednorazowo spełnił warunki dla Pakietu Enterprise”. Base może też zmienić plan z innych powodów, na przykład przez roczne przychody. Kto dalej korzysta z systemu, akceptuje nową cenę.
2. Nie ma zejścia na niższy plan. Regulamin: „Zmiana Pakietu z wyższego na niższy nie jest możliwa.”
3. Stawki mogą się zmienić. Base „zastrzega sobie prawo do zmiany stawek i podstaw ustalania Opłat według własnego uznania”. W listopadzie 2024 roku Advox opisywał nowy cennik Business: stawka podstawowa od 99 do 3 549 zł miesięcznie, zależna od liczby zamówień, plus 0,69 zł za każde zrealizowane zamówienie. Dziś model jest inny: 279 zł plus 0,99 zł.

Próg GMV przychodzi często szybciej niż próg zamówień. Sklep ze średnim koszykiem 500 zł przekracza 1 mln zł GMV, gdy ma ponad 2 000 zamówień w miesiącu. Jeden mocny grudzień może przenieść konto na Enterprise, a regulamin nie pozwala zejść na niższy plan.

Jeszcze jedno. W dokumentacji API Base nie ma metod do rozliczeń ani do planu. Faktyczną kwotę pokaże tylko faktura. Dlatego w audycie prosimy o nią najpierw.

02

Rachunek na 3 lata dla sklepu z 3 000 zamówień

Założenia:

• Base: plan Business, 3 000 zamówień miesięcznie, cena z cennika. To dolna kotwica. Przy 3 000 zamówień i średnim koszyku powyżej ok. 333 zł sklep przekracza 1 mln zł GMV, więc może trafić na Enterprise z ceną, której cennik nie podaje.
• Własny system A: budowa 130 000 zł. Tyle wyniosła wycena budowy w naszym projekcie tej skali: kilka kanałów sprzedaży, faktury i paragony z KSeF, migracja katalogu i zdjęć.
• Własny system B: budowa 60 000 zł, dolna granica cennika H2M. To nie jest cena zastąpienia całego Base, tylko węższy zakres.
• Plan Opieka: 1 500 zł miesięcznie.
• Infrastruktura: 400 zł miesięcznie (chmura, przechowywanie zdjęć, serwer pomocniczy, program do faktur). To górna granica z naszej wyceny dla sklepu tej skali. Przyjmujemy ją bez względu na liczbę zamówień.
• Audyt: 5 000 zł odliczamy od budowy, więc nie dodajemy go osobno.
• Ceny netto, bez inflacji i bez zmian cennika Base.

Wynik po 36 miesiącach:

• Base Business: 3 249 zł × 36 = 116 964 zł.
• Własny system A: 130 000 + 54 000 (Opieka) + 14 400 (infrastruktura) = 198 400 zł.
• Własny system B: 60 000 + 54 000 + 14 400 = 128 400 zł.

Przy tych założeniach Base wygrywa. Wariant A jest droższy o 81 436 zł, wariant B o 11 436 zł. Po 5 latach wariant B wychodzi taniej: 174 000 zł wobec 194 940 zł za Base. Wariant A nadal przegrywa: 244 000 zł.

Wykres pokazuje ten sam rachunek przy innych wolumenach. Koszt Base na 3 lata to 10 044 zł stałej opłaty (279 zł × 36) plus 35,64 zł za każde zamówienie w miesiącu (0,99 zł × 36). Linie własnego systemu są płaskie, bo budowa, plan i infrastruktura nie zależą od liczby zamówień.

Wariant A dogania Base Business dopiero przy ok. 5 285 zamówieniach miesięcznie. To już teren Enterprise. Wariant B dogania go przy ok. 3 320.

To najprostsza reguła z tego tekstu. Sklep na planie Business z mniej niż ok. 1 640 zamówieniami miesięcznie nie odzyska kosztu budowy nigdy. Samo utrzymanie własnego systemu jest droższe niż cały abonament.

Po ilu miesiącach zwraca się budowa

Miesięczna oszczędność to rachunek Base minus 1 900 zł (Opieka i infrastruktura). Zwrot to koszt budowy podzielony przez tę oszczędność. Przy 3 000 zamówień oszczędność wynosi 1 349 zł, przy 4 000 to 2 339 zł, przy 5 000 to 3 329 zł.

Przy 3 000 zamówień budowa za 130 tys. zwraca się po 96 miesiącach, czyli po 8 latach. To za długo, żeby planować na tym zwrot. Przy takich liczbach nie budujcie.

03

Trzy warunki, przy których własny system wygrywa

1. Płacicie więcej niż kotwica z cennika

Konto, które audytowaliśmy, było na planie Enterprise. Porównanie z cennikiem Business pokazywało więc tylko minimum. Faktycznej kwoty nie da się odczytać z systemu, pokazuje ją dopiero faktura.

Reguła: podzielcie 3-letni koszt własnego systemu przez 36.

• Budowa 130 tys.: 198 400 ÷ 36 = 5 511 zł miesięcznie.
• Budowa 60 tys.: 128 400 ÷ 36 = 3 567 zł miesięcznie.

Jeśli faktura od Base jest wyższa niż ta kwota, własny system zwraca się w 3 lata. Przy 3 000 zamówień faktura musiałaby być ok. 1,7 raza wyższa od kotwicy z cennika (5 511 ÷ 3 249) dla budowy za 130 tys. Dla budowy za 60 tys. wystarczy faktura wyższa o ok. 10% (3 567 ÷ 3 249).

2. Firma rośnie

Rachunek Base rośnie z każdym zamówieniem. Koszt własnego systemu nie. Przy 4 000 zamówień plan Business kosztuje 50 868 zł rocznie, przy 5 000 już 62 748 zł. Powyżej 5 000 zaczyna się Enterprise.

Przy 5 000 zamówień budowa za 130 tys. zwraca się w 39 miesięcy, za 60 tys. w 18. Jeśli plan sprzedaży na 2 lata zakłada wyraźny wzrost, liczcie rachunek dla docelowej liczby zamówień, nie dzisiejszej.

3. Część pracy dzieje się obok systemu

Faktura od Base to nie cały koszt. W audytowanym koncie ponad sto zamówień w ciągu trzech miesięcy czekało w statusach, które znaczyły „szukamy tej rzeczy w magazynie”. Sklep nie miał rejestru miejsc w magazynie, więc zapisał go w statusach zamówień. Rozliczenia pobrań nie było w żadnym systemie. Moduł zwrotów w Base przez 120 dni nie miał ani jednego wpisu, a zespół nie potrafił powiedzieć, jak zwroty działają.

Tego nie widać w abonamencie, ale to są godziny. Policzcie je: godziny tygodniowo × 4,33 × koszt godziny pracy. Przykład: 10 godzin tygodniowo przy 60 zł za godzinę to ok. 2 600 zł miesięcznie. Jeśli własny system tę pracę usuwa, przy 3 000 zamówień miesięczna korzyść rośnie z 1 349 zł do ok. 3 950 zł. Budowa za 130 tys. zwraca się wtedy w ok. 33 miesiące zamiast 96, a za 60 tys. w ok. 15.

Jeśli żaden z trzech warunków nie zachodzi, zostańcie na Base.

04

KSeF: wyjście z Base zaczyna się od faktur

Harmonogram KSeF:

• od 1 lutego 2026: najwięksi podatnicy (obrót ponad 200 mln zł w 2024 roku), a od tego dnia faktury w KSeF odbierają wszyscy;
• od 1 kwietnia 2026: pozostali przedsiębiorcy;
• od 1 stycznia 2027: najmniejsi, ze sprzedażą na fakturach do 10 000 zł miesięcznie.

Kary administracyjne obowiązują od 1 stycznia 2027 roku: do 100% kwoty VAT z faktury albo do 18,7% kwoty brutto.

Dla sklepu na Base wniosek jest prosty. Jeśli faktury trafiają do KSeF przez automatyczne akcje Base, wypowiedzenie umowy zatrzymuje fakturowanie. Nie tylko synchronizację ofert.

Te akcje decydowały, czy wystawić fakturę, paragon czy oba dokumenty, zależnie od NIP-u. Ustawiały stawkę 0% dla firm z UE z aktywnym numerem w VIES. Obsługiwały sprzedaż w procedurze OSS. Wysyłały faktury do KSeF i zmieniały status zamówienia, gdy KSeF fakturę odrzucił. To silnik podatkowy ustawiony w panelu Base. Nie da się go wyeksportować, trzeba go spisać ręcznie.

Są dwie drogi:

• Program do faktur z API. Mniej pracy przy budowie, ale to kolejny abonament.
• Własny klient KSeF. Więcej pracy, bez abonamentu, z pełną kontrolą nad numeracją i obsługą odrzuceń.

W jednym projekcie planowaliśmy pierwszą drogę, a zbudowaliśmy drugą. Własnego klienta KSeF API 2.0 sprawdziliśmy na środowisku testowym Ministerstwa Finansów: wysyłka faktury FA(3), numer KSeF, pobranie UPO i odrzucenie, które ustawia status „Błąd KSeF” bez cofania numeru z serii.

Zasada: ścieżka faktur musi działać poza Base, zanim wypowiecie umowę. Planujcie ją od pierwszego dnia projektu, nie na koniec.

05

Co spisać przed wyceną

Najdroższa część wyjścia z Base to nie kod. To wiedza zapisana w panelu, której nikt nie spisał. Bez tej listy każda wycena jest zgadywaniem.

1. Faktura i umowa. Kwota z ostatniej faktury, plan, okres wypowiedzenia. API Base nie zwraca danych rozliczeniowych.
2. Integracje i konta. Każdy marketplace, każde konto, sklep, przewoźnicy, hurtownie. W audytowanym koncie było ponad 40 integracji. Kilka z nich pojawiło się dopiero przy spisie z panelu. Nie było ich ani w notatkach ze spotkania, ani w danych z API.
3. Statusy zamówień. W audytowanym koncie było ich blisko 30. Statusy często zastępują coś, czego firma nie ma gdzie indziej: miejsce w magazynie, kolejkę oczekujących zamówień, wysyłkę z VAT 0%.
4. Automatyczne akcje. API Base pozwala je uruchomić, ale nie ma metody, która zwraca ich ustawienia. Zróbcie zrzut ekranu każdej reguły: zdarzenie, warunki, akcje.
5. Dokumenty i podatki. Serie numeracji faktur, korekt i paragonów. Kiedy faktura, kiedy paragon. VAT 0% przy dostawach do UE, OSS, KSeF: kto wysyła i co się dzieje przy odrzuceniu.
6. Dane, które znikną razem z umową. Zdjęcia na serwerach Base i linki do nich wklejone w opisy ofert. Historia zamówień: plan Business przechowuje dane 24 miesiące, a API w audytowanym koncie oddało tylko ok. 3 miesięcy. Zróbcie pełny eksport z panelu przed wypowiedzeniem. Sprawdźcie też, czy produkty mają SKU. W audytowanym katalogu prawie żaden nie miał, więc brakowało wspólnego klucza między Base a sklepem.

06

Kiedy zostać na Base

• Macie mniej niż ok. 1 640 zamówień miesięcznie na planie Business. Samo utrzymanie własnego systemu kosztuje więcej niż Base.
• Macie od 1 640 do ok. 3 300 zamówień, nie rośniecie i nie macie pracy obok systemu. Nawet budowa za 60 tys. nie zwróci się w 3 lata.
• Korzystacie z wielu integracji, które często się zmieniają. Base ma ponad 2 000 integracji, prawie wszystkie w cenie abonamentu (wyjątkiem są hurtownie spoza Base Connect). We własnym systemie każda zmiana API marketplace'u to praca. W Opiece H2M mieści się jedno małe dostosowanie w miesiącu, jeśli dostawca zapowie zmianę co najmniej 30 dni wcześniej. Większe są wyceniane osobno.
• Potrzebujecie reakcji w weekend. Base daje wsparcie 24/7 w planach Business i Enterprise, a w Enterprise deklaruje dostępność 99% w okresie rozliczeniowym. H2M reaguje od poniedziałku do piątku, 9-17. Awarię w weekend monitoring zapisze, ale człowiek zajmie się nią w poniedziałek od 9:00.
• Nikt po Waszej stronie nie będzie decydował o zmianach i ich odbierał. Własny system bez właściciela to ryzyko, nie oszczędność.
• Musicie wyjść w kilka tygodni. W naszym projekcie tej skali plan zakładał 60 dni do wygaszenia Base i 14 dni stabilizacji.

Jeśli szukacie po prostu tańszego abonamentu, to osobny rachunek. Advox wymienia jako alternatywy m.in. Apilo, IDEAerp, IdoSell, Sellasist i Sello i zaznacza, że większość z nich nie pokrywa funkcji Base jeden do jednego. Ich cenników tu nie liczyliśmy.

07

Jak to liczymy w H2M

Klient może zamówić audyt „abonament czy własny system” za 5 000 zł netto. W 5 dni roboczych dostaje rachunek na 3 lata:

• ile płaci dziś za abonament i za pracę obok systemu;
• ile kosztuje budowa, infrastruktura i plan;
• po ilu latach własny system się zwraca;
• co przenieść najpierw i jakie są ryzyka;
• stałą cenę budowy.

Jeśli budujemy, 5 000 zł odliczamy od budowy. Jeśli rachunek nie wychodzi, mówimy to wprost, a dokument zostaje u klienta.

Gdy rachunek wychodzi:

• Budowa od 60 000 zł. Stała cena za zamkniętą listę zakresu, płatna w czterech etapach (30/30/25/15%). Repozytoria, domeny i konta chmury są na firmie klienta. Infrastrukturę klient opłaca na swoim koncie.
• Opieka 1 500 zł miesięcznie. Monitoring, kopia bazy raz na dobę z testem odtworzenia co kwartał, dostosowania do zmian PayU, KSeF i Allegro (jedno małe w miesiącu w cenie), dwie małe zmiany w miesiącu. Na awarię krytyczną człowiek odpowiada w 4 godziny, od poniedziałku do piątku, 9-17. Minimum 3 miesiące.
• Tor 8 900 zł miesięcznie. Dla firm, które chcą stale rozwijać system. Jedna zmiana w pracy naraz. Mała jest gotowa do sprawdzenia zwykle w 1 dzień roboczy (najpóźniej w 2), średnia w 3, duża w 7. Na awarię krytyczną odpowiadamy w godzinę, od poniedziałku do piątku, 9-17.
• Gdy H2M nie dowiezie, faktura spada, łącznie do 25% w Opiece i do 30% w Torze. Jeśli limit obniżek zostanie osiągnięty w 2 z 3 kolejnych miesięcy, klient może odejść od razu.

Toru nie dodawaliśmy do rachunku wyżej. To nie jest koszt zastąpienia Base, tylko moc przerobowa na zmiany, których Base za Was nie zrobi. Jeśli go potrzebujecie, porównajcie go z tym, co dziś płacicie agencji albo programiście za pracę wokół Base.

Przebieg współpracy opisuje strona Proces (po angielsku). Gotowe moduły, takie jak CRM, kampanie, CMS czy serwer MCP, są w katalogu modułów.

08

Źródła

1. Base.com, „Cennik”, https://base.com/pl-PL/cennik/, dostęp 25.09.2026.
2. Base.com, dane kalkulatora cennika (stawki planu Business, zakres 101-5 000 zamówień), https://base.com/data/pl-PL/packages.json, dostęp 25.09.2026.
3. Regulamin Base, § 5 „Płatności”, https://static.cdn.baselinker.com/other/docs/regulamin_base.pdf, dostęp 25.09.2026.
4. Regulamin Base, Warunki dla Użytkowników Enterprise, § 1 i § 2, https://static.cdn.baselinker.com/other/Regulamin_Base_Warunki_Enterprise.pdf, dostęp 25.09.2026.
5. Dokumentacja API Base (lista metod), https://api.baselinker.com/, dostęp 25.09.2026.
6. kcmobile.pl, „Ile kosztuje Base (dawniej BaseLinker) dla sklepu online”, aktualizacja 13.09.2026, https://kcmobile.pl/baza-wiedzy/ecommerce/ile-kosztuje-baselinker-dla-sklepu-online/, dostęp 25.09.2026.
7. Advox, „Baselinker drożeje - gdzie szukać alternatywy?”, 22.11.2024, https://www.advox.pl/blog/baselinker-drozeje-gdzie-szukac-alternatywy, dostęp 25.09.2026.
8. Ministerstwo Finansów, „Etapy wdrożenia KSeF 2.0”, https://ksef.podatki.gov.pl/etapy-wdrozenia-ksef/, dostęp 25.09.2026.
9. JPK.info.pl, „Obowiązkowe korzystanie z KSeF: jakie obowiązki, kary i wyłączenia obowiązują od 2026 r.?”, aktualizacja 24.06.2026, https://jpk.info.pl/faktury/e-faktura-ustrukturyzowana-ksef/obowiazek-korzystania/, dostęp 25.09.2026.

09

Jak powstał ten tekst

Dane o koncie Base pochodzą z audytu, który H2M zrobił latem 2026 roku dla sklepu internetowego sprzedającego na kilku marketplace'ach. Klient nie jest wymieniony, a jego liczby są zaokrąglone. Ceny H2M pochodzą z naszego cennika i warunków SLA. Tekst powstał z pomocą AI, a potem został zredagowany i sprawdzony z każdym źródłem. Ceny Base, terminy KSeF i ceny H2M są według stanu na 25 września 2026 roku.