Agencja marketingowa na jednym systemie zamiast pięciu abonamentów

01

Ile kosztuje stos pięciu narzędzi przy 25 osobach

To model, a nie faktury konkretnego klienta. Nie każdy w agencji potrzebuje każdego narzędzia. Przyjmuję:

• 15 z 25 osób pracuje w CRM (obsługa klienta, sprzedaż, zarząd);
• 5 osób wysyła oferty;
• newsletter agencji ma 10 000 subskrybentów;
• webinary na żywo są dla najwyżej 100 osób.

Ceny netto, płatność roczna, kurs średni NBP z 25.09.2026: 1 USD = 3,8404 zł, 1 EUR = 4,3750 zł [15].

1. CRM: Livespace Automation. 169 zł za osobę miesięcznie, przy płatności rocznej o 13% mniej, czyli 147,03 zł. Dla 15 osób: 2 205 zł. Tańszy plan Base obsługuje najwyżej 3 użytkowników, a jeden plan obowiązuje całe konto [1].
2. Oferty: PandaDoc Business. 49 USD za osobę miesięcznie przy płatności rocznej, 65 USD przy miesięcznej [2][3]. Dla 5 osób: 941 zł.
3. Formularze: Typeform Business. 91 USD miesięcznie przy płatności rocznej, 5 miejsc, 10 000 odpowiedzi miesięcznie [4]: 349 zł.
4. Newsletter: MailerLite Power dla 10 000 subskrybentów. 116,10 USD miesięcznie przy płatności rocznej [5]: 446 zł.
5. Webinary: ClickMeeting Live do 100 uczestników. 696 EUR rocznie [6]: 254 zł. Liczę plan Live, a nie Automated, bo moduł H2M zastępuje zapisy i przypomnienia, a nie webinary odtwarzane z nagrania.

Razem 4 195 zł miesięcznie, czyli 50 345 zł rocznie. Przy płatności miesięcznej ten sam zestaw kosztuje 5 098 zł.

Z HubSpot Sales Hub Professional zamiast Livespace liczba jest inna. HubSpot kosztuje 90 USD za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej i 100 USD przy miesięcznej, do tego jednorazowy onboarding 1 500 USD [7]. CRM dla 15 osób to wtedy 5 185 zł, a cały stos 7 175 zł miesięcznie.

Na tańszych planach rachunek spada. Livespace zostaje na Automation, bo Base nie obsłuży 15 osób. Reszta schodzi niżej: PandaDoc Starter za 19 USD za osobę [2], Typeform Plus za 56 USD (3 miejsca, 1 000 odpowiedzi) [4], MailerLite Comfort dla 10 000 subskrybentów za 80,10 USD [5]. Stos kosztuje wtedy 3 347 zł miesięcznie.

Ważniejsza od sumy jest dynamika. Każda kolejna osoba w CRM to 147 zł miesięcznie więcej w Livespace i 346 zł w HubSpot. Przy 40 osobach (24 w CRM, 8 wysyłających oferty, reszta bez zmian) ten sam zestaw z Livespace kosztuje ok. 6 083 zł miesięcznie.

Czego nie liczę: Slacka, Google Workspace, Figmy, narzędzi reklamowych, księgowości i narzędzi do łączenia aplikacji, takich jak Zapier. Jeden system tego nie zastępuje albo nie powinien. Nie liczę też czasu zespołu na przeniesienie danych i naukę nowego narzędzia. To działa przeciw budowie.

02

Co jeden system zastępuje, a czego nie

Moduły H2M działają w produkcji w systemach H2M i klientów. Ich publiczny opis jest na /modules [8]. Pięć abonamentów z listy wyżej to w praktyce trzy moduły:

• CRM i leady zastępuje CRM od stanowiska, kreator formularzy i oferty w PDF. Każde zapytanie trafia do jednego lejka razem z tagami UTM, identyfikatorami kliknięć Google i Meta i stroną, z której przyszło. Ofertę wysyłacie jako link. Widać, kiedy klient ją otworzył i ile przeczytał. Klient może ją zaakceptować i wpłacić zaliczkę na tej samej stronie.
• Newsletter i kampanie zastępuje MailerLite albo ActiveCampaign i osobne narzędzie do SMS.
• Webinary i wydarzenia zastępuje zapisy i przypomnienia z ClickMeeting albo Livestorm. Sama transmisja idzie przez YouTube.

Rzecz nie tylko w cenie. W jednej bazie sekwencja maili zatrzymuje się dla każdego, kto w międzyczasie stał się leadem sprzedażowym. Leady zakwalifikowane i wygrane wracają do Meta, Google Ads i GA4, gdy konta reklamowe są podłączone [8]. W pięciu osobnych narzędziach każde takie połączenie to integracja, którą ktoś musi utrzymać.

Uczciwie o brakach:

• Podpis umowy. Opis modułu CRM mówi o akceptacji oferty i zaliczce, nie o podpisie elektronicznym. Jeśli podpisujecie umowy w narzędziu do ofert, sprawdźcie to przed decyzją.
• Raporty z kont reklamowych. Dashboardy z wynikami Google Ads i Meta dla klientów to nie jest żaden z pięciu modułów. Jeśli to Wasz największy koszt, zacznijcie rozmowę od raportów, nie od CRM.
• Głębokie użycie HubSpota. Jeśli codziennie korzystacie z jego scoringu, sekwencji sprzedażowych i raportów atrybucji, porównujcie funkcja po funkcji, a nie tylko rachunek.

03

Rachunek na 3 lata i kiedy się nie opłaca

Założenia po stronie systemu:

• Budowa: 60 000 zł. To dolna granica cennika H2M. Dokładną cenę podaje audyt.
• Opieka: 1 500 zł miesięcznie. Obejmuje monitoring, codzienną kopię bazy z testem odtworzenia co kwartał, jedno dostosowanie w miesiącu do zmiany zapowiedzianej przez dostawcę, do 2 małych zmian w miesiącu, reakcję na awarię krytyczną w 4 godziny robocze (pn-pt 9-17) i raport miesięczny. Minimum 3 miesiące, potem miesiąc wypowiedzenia.
• Infrastruktura na Waszym koncie: ok. 154 zł. Cloudflare Workers Paid od 5 USD miesięcznie, z bazą D1 w limitach planu [9]. Do tego Resend Pro za 35 USD miesięcznie ze 100 000 maili [10]. To wystarczy na cotygodniowy newsletter do 10 000 osób i sekwencje.

System w utrzymaniu kosztuje więc 1 654 zł miesięcznie. Z budową rozłożoną na 36 miesięcy: 3 320 zł. Z Torem (8 900 zł) zamiast Opieki, z infrastrukturą i rozłożoną budową: 10 720 zł. Wykres zestawia te kwoty z trzema wariantami stosu.

Zwrot liczę tak: cena budowy podzielona przez miesięczną różnicę. Przy Livespace: 60 000 / (4 195 − 1 654) ≈ 23,6, czyli ok. 24 miesiące. Przy HubSpot: 60 000 / (7 175 − 1 654) ≈ 11 miesięcy. Na tańszych planach: 60 000 / (3 347 − 1 654) ≈ 35 miesięcy.

Koszt skumulowany to miesięczna kwota razy liczba miesięcy, a po stronie systemu dodatkowo 60 000 zł w miesiącu zero. Po 3 latach stos z Livespace kosztuje 151 036 zł, a system 119 530 zł. Różnica to 31 506 zł. Stos z HubSpot kosztuje 258 283 zł, bez onboardingu.

Dwie poprawki działają przeciw budowie. W czasie budowy abonamenty nadal lecą, więc zwrot przesuwa się o ten czas. A budowa może kosztować więcej niż 60 000 zł. Przy 90 000 zł zwrot przy Livespace wydłuża się do ok. 35 miesięcy.

Reguły decyzji:

1. Policzcie zwrot na własnych fakturach. Zsumujcie tylko narzędzia, które system faktycznie zastąpi. Odejmijcie 1 654 zł. Podzielcie cenę budowy przez wynik. Powyżej 30 miesięcy nie budujcie dla oszczędności. Przy 60 000 zł to próg ok. 3 650 zł abonamentów miesięcznie.
2. Mała agencja zwykle nie powinna budować. Agencja na 10 osób płaci za ten sam zestaw ok. 1 852 zł miesięcznie (6 osób w CRM, 2 w ofertach, Typeform Plus za 56 USD, MailerLite Power dla 5 000 subskrybentów za 62,10 USD, ClickMeeting Live do 50 osób za 383 EUR rocznie [4][5][6]). Oszczędność 198 zł miesięcznie spłacałaby 60 000 zł ok. 25 lat.
3. Tor to nie jest oszczędność. 8 900 zł miesięcznie to więcej niż cały stos, nawet z HubSpot. Jeśli potrzebujecie zmian co tydzień, system musi zarabiać, na przykład na sprzedaży systemów klientom (niżej).
4. Liczcie na docelową liczbę osób. Przy 40 osobach stos z Livespace to ok. 6 083 zł, a koszt systemu się nie zmienia.

04

Jeden kod, wielu klientów

Agencja rzadko ma jeden CRM. Ma swój, a do tego strony i CRM-y klientów. Dobrze to widać na publicznym case'ie Adcare [11].

Przed: agencja, która prowadzi marketing klinik. Każda klinika ma stronę, agencja ma CRM, każda klinika ma swój CRM, a obieg pracy między nimi idzie przez abonament od stanowiska. Trzy narzędzia, trzy logowania i nikt nie odpowiada za całość.

Po: jeden kod na Cloudflare Workers i bazie D1:

• CMS dla wielu klientów, w którym każda klinika ma własnego najemcę (wydzieloną część systemu);
• CRM agencji i CRM kliniki na tym samym schemacie bazy;
• serwer MCP ze 180 narzędziami, przez który agencja obsługuje system z Claude'a.

Abonament od stanowiska zniknął. Nowa klinika to nowy najemca, a nie nowy projekt. Schemat urósł przez 199 migracji bez przepisywania. System ma 66 tabel i stoi na koncie i w repozytorium agencji [11].

Strony klientów obsługuje w katalogu H2M moduł Blog, CMS i SEO. Zastępuje WordPressa z wtyczkami albo kreator stron, w którym jedna edycja potrafi rozsypać układ [8].

Dla agencji to znaczy dwie rzeczy. Kolejny klient nie dokłada licencji, tylko konfigurację: najemcę, stronę i etapy lejka. Poprawka zrobiona dla jednego klienta działa u wszystkich, bo kod jest jeden.

Najemca czy osobny system? Są dwie drogi.

• Najemca w systemie agencji, jak w case'ie Adcare. We wzorze SLA H2M Opieka obejmuje jeden system, czyli aplikację produkcyjną z własną bazą. System z wieloma najemcami to nadal jedna aplikacja i jedna baza, więc jedna Opieka. Pasuje, gdy klient kupuje od agencji usługę, a nie kod.
• Osobny system klienta, jak w katalogu modułów. Kod stoi w repozytorium i na koncie klienta, dane w jego bazie, a licencja na moduły jest bezterminowa [8]. Każdy taki system to osobna Opieka. Pasuje, gdy klient jest duży albo jego prawnik wymaga własności kodu i danych.

Reguła: zapytajcie, czy klient po odejściu od agencji ma zabrać system. Jeśli tak, budujcie osobny system. Jeśli nie, wystarczy najemca.

05

Agencja obsługiwana z Claude'a

MCP (Model Context Protocol) to standard, przez który Claude łączy się z zewnętrznym systemem. Serwer MCP wystawia akcje systemu jako narzędzia. Ktoś pisze zwykłym zdaniem, a Claude wybiera narzędzie i pokazuje wynik.

W Adcare serwer ma 180 narzędzi. Agencja obsługuje przez nie treści, leady, follow-upy i raporty, a każda akcja zostawia ślad [11]. Serwer MCP, na którym działa sam H2M, ma 217 narzędzi (policzone w kodzie 25.09.2026; na /modules: „ponad 200”) [8].

Ktoś z zespołu może na przykład napisać:

• „Ile leadów jest na każdym etapie lejka?” Claude używa narzędzia pipeline_stats, które tylko czyta dane.
• „Pokaż nowe leady z webinaru.” Claude używa list_leads z filtrem etapu i pochodzenia leada.
• „Wstrzymaj kampanię powitalną.” To zapis przez pause_campaign.
• „Pokaż wszystkie leady w jednej tabeli.” To export_leads, a sam eksport trafia do dziennika.

Tak powstaje też raport dla klienta agencji. Leady, etapy i kampanie są w jednej bazie, więc tygodniowe podsumowanie to jedno pytanie, a nie kopiowanie z pięciu narzędzi. Wyników z kont reklamowych to nie obejmuje (patrz wyżej).

Trzy zabezpieczenia, których warto wymagać od każdego dostawcy:

• Osobne logowanie. Każda osoba łączy się własnym kontem, a rola decyduje o dostępnych narzędziach [8]. W systemie H2M sesja z rolą klienta w ogóle nie dostaje narzędzi sprzedażowych zespołu.
• Dziennik zmian. W systemie H2M zmiany leadów, kampanii i stron zrobione z Claude'a trafiają do tego samego dziennika co zmiany z panelu, ze źródłem i nazwą narzędzia. Zapytajcie dostawcę, które zapisy dziennik pomija.
• Limity. W systemie H2M jedna osoba może wykonać 120 wywołań na minutę, w tym najwyżej 60 zapisów. Zapętlony agent zatrzyma się na limicie, zanim zaleje bazę. Przekroczenie też trafia do dziennika.

Koszt: własny serwer MCP podłączycie jako konektor w planach Free (jeden konektor), Pro, Max, Team i Enterprise [12]. Claude Team Standard kosztuje 20 USD za stanowisko miesięcznie przy płatności rocznej [13], czyli ok. 768 zł dla 10 osób. To też opłata od stanowiska. Nie wliczam jej, bo system działa bez niej z panelu, a Claude służy też do innej pracy.

06

Jak agencja zarabia na systemach klientów

Klienci agencji płacą od stanowiska tak samo. Agencja może im sprzedać własny system pod swoją marką. Zasady:

• H2M fakturuje agencję według cennika H2M. Agencja dolicza marżę i fakturuje klienta.
• Audyt jest „etapem 0” w ofercie agencji, pod jej marką.
• H2M buduje system i prowadzi go w planie miesięcznym, z SLA.
• Agencja zostaje przy kliencie: kampanie, treści, relacja.

Przykład liczbowy. Jest hipotetyczny, a marżę 20% wybrałem tylko do rachunku. Jej wysokość ustala agencja.

• Audyt i budowa: H2M fakturuje łącznie 60 000 zł, bo audyt za 5 000 zł jest odliczany od budowy. Klient płaci 72 000 zł. Agencji zostaje 12 000 zł.
• Opieka: 1 500 zł, klient płaci 1 800 zł miesięcznie. Zostaje 300 zł miesięcznie, przez 3 lata 10 800 zł.

Razem 22 800 zł na jednym kliencie w 3 lata, bez programisty na etacie. Jest też drugi zysk. Lead ma zapisane źródło, a wygrane wracają do Meta i Google Ads, gdy konta reklamowe są podłączone. Klient widzi więc, które kampanie agencji przyniosły sprzedaż.

Porównanie z white-label SaaS. HighLevel w planie Agency Pro (497 USD miesięcznie) ma tryb SaaS: agencja odsprzedaje platformę klientom jako własny produkt [14]. Nie ma kosztu budowy, ale klient wynajmuje narzędzie i nie ma kodu, a agencja płaci, dopóki sprzedaje. Reguła: klient z typowym lejkiem, który nie wyda 60 000 zł, pasuje do white-label SaaS. Klient z własnym procesem, który płaci od stanowiska kilka tysięcy złotych miesięcznie, pasuje do własnego systemu.

Co warto wiedzieć przed pierwszą ofertą:

• Warunki partnerstwa. Zakres i cenę H2M agencja dostaje na piśmie, zanim wyśle ofertę klientowi. Klient zgadza się na H2M jako podwykonawcę. Gwarancja H2M to 90 dni na błędy zakresu. Dłuższą agencja daje na własny koszt.
• Zmiany robione przez agencję. Jeśli agencja albo klient zmieni kod, konfigurację albo DNS, H2M reaguje w terminie. Przywrócenie i obniżki z SLA tego jednak nie obejmują.
• Kiedy H2M nie dowiezie. Faktura spada o obniżki, łącznie do 25% w Opiece i 30% w Torze. Jeśli obniżki sięgną limitu w 2 z 3 kolejnych miesięcy, klient może odejść od razu. U pierwszych klientów przez 2 miesiące obniżki są tylko liczone w raporcie, a umowę można wtedy wypowiedzieć z 14-dniowym terminem.
• Instalacja modułów. Dziś moduły instaluje H2M. Programiści agencji mogą rozwijać kod w repozytorium klienta. Pakiety npm z kluczem API są zapowiedziane jako następny krok [8].

07

Od czego zacząć

1. Zbierzcie faktury z ostatnich 3 miesięcy za wszystkie narzędzia płatne od stanowiska.
2. Oznaczcie, które zastąpi system (lista wyżej), a które zostają.
3. Policzcie zwrot: cena budowy / (abonamenty − 1 654 zł).
4. Jeśli wychodzi poniżej 30 miesięcy, zamówcie audyt za 5 000 zł, odliczany od budowy (na angielskiej stronie /process to zaliczka 1 250 USD). Dostajecie rachunek na 3 lata i stałą cenę budowy.
5. Zacznijcie od najdroższego abonamentu. W tym stosie to CRM.

08

Źródła

1. Livespace, cennik (Base 79 zł do 3 użytkowników, Automation 169 zł za użytkownika miesięcznie, −13% przy płatności rocznej, jeden plan na całe konto): https://www.livespace.io/pl/cennik, dostęp 25.09.2026.
2. Proposify, „PandaDoc Pricing Guide 2026”, aktualizacja 29.07.2026 (Starter od 19 USD, Business od 49 USD za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej): https://www.proposify.com/blog/pandadoc-pricing, dostęp 25.09.2026. Cennik PandaDoc (https://www.pandadoc.com/pricing/) 25.09.2026 odrzucał pobranie (HTTP 429).
3. Costbench, „PandaDoc Pricing”, aktualizacja 19.07.2026 (Business 65 USD, Starter 35 USD za użytkownika przy płatności miesięcznej): https://costbench.com/software/contract-management/pandadoc/, dostęp 25.09.2026.
4. Typeform, cennik (Plus 56 USD, 3 miejsca, 1 000 odpowiedzi; Business 91 USD, 5 miejsc, 10 000 odpowiedzi; płatność roczna): https://www.typeform.com/pricing, dostęp 25.09.2026.
5. MailerLite, cennik (Power: 10 000 subskrybentów 129 USD, rocznie 116,10 USD miesięcznie; 5 000 subskrybentów 62,10 USD rocznie; Comfort: 10 000 subskrybentów 80,10 USD rocznie): https://www.mailerlite.com/pricing, dostęp 25.09.2026.
6. ClickMeeting, cennik (Live 100: 696 EUR rocznie, 74 EUR miesięcznie; Live 50: 383 EUR rocznie): https://clickmeeting.com/pl/price-list, dostęp 25.09.2026.
7. HubSpot, cennik Sales Hub (Professional 90 USD za stanowisko przy płatności rocznej, 100 USD przy miesięcznej, onboarding 1 500 USD): https://www.hubspot.com/pricing/sales, dostęp 25.09.2026.
8. H2M, katalog modułów: https://h2mai.com/modules, dostęp 25.09.2026.
9. Cloudflare, cennik Workers (Workers Paid od 5 USD miesięcznie, limity D1): https://developers.cloudflare.com/workers/platform/pricing/, dostęp 25.09.2026.
10. Resend, cennik (Pro 35 USD miesięcznie za 100 000 maili): https://resend.com/pricing, dostęp 25.09.2026.
11. H2M, case Adcare: https://h2mai.com/work/adcare, dostęp 25.09.2026.
12. Claude Help Center, „Get started with custom connectors using remote MCP”: https://support.claude.com/en/articles/11175166-get-started-with-custom-connectors-using-remote-mcp, dostęp 25.09.2026.
13. Claude, cennik (Team Standard 20 USD za stanowisko przy płatności rocznej, 25 USD przy miesięcznej): https://claude.com/pricing, dostęp 25.09.2026.
14. HighLevel, cennik (Agency Pro 497 USD miesięcznie z trybem SaaS): https://www.gohighlevel.com/pricing, dostęp 25.09.2026.
15. NBP, tabela A kursów średnich nr 187/A/NBP/2026 z 25.09.2026 (USD 3,8404 zł, EUR 4,3750 zł): https://api.nbp.pl/api/exchangerates/tables/a/2026-09-25/, dostęp 25.09.2026.

09

Jak powstał ten tekst

Agencja na 25 osób to model policzony z publicznych cenników, a nie faktury klienta. O Adcare piszę tylko to, co jest w publicznym case'ie, a liczbę narzędzi MCP w systemie H2M i limity wywołań sprawdziłem w kodzie. Ceny narzędzi sprawdziłem u dostawców 25.09.2026 i przeliczyłem kursem NBP z tego dnia; ceny H2M pochodzą z cennika i wzoru SLA z tej samej daty. Szkic powstał z pomocą AI, a ja go zredagowałem i sprawdziłem każdą liczbę.