Ile kosztuje własny system i jego utrzymanie (cennik 2026)

01

Trzy koszty: budowa, infrastruktura, zmiany

Własny system kosztuje trzy razy: raz za budowę, co miesiąc za infrastrukturę i za każdą zmianę po odbiorze. Większość ofert mówi o pierwszym koszcie. Dwa pozostałe wychodzą później.

Budowa

Rynek podaje szerokie widełki. Dokodu pisze o 100-300 tys. zł za CRM budowany od zera i 20-50 tys. zł rocznie za utrzymanie, hosting, aktualizacje i poprawki [1]. Complaia Systems: prosty system albo MVP ok. 30-80 tys. zł, średnio złożony 80-250 tys. zł, platforma lub ERP od 250 tys. zł [2]. CODESONS: wąski system na 2-3 moduły 20-60 tys. zł, pełny zakres z integracjami 80-200 tys. zł i więcej [3].

W H2M budowa zaczyna się od 60 000 zł. Przed nią jest audyt za 5 000 zł. Klient może w 5 dni roboczych dostać rachunek na 3 lata:

• ile płaci dziś za abonament i za ręczną pracę obok niego;
• ile kosztuje budowa, infrastruktura i plan;
• po ilu latach własny system się zwraca;
• co przenieść najpierw i jakie są ryzyka;
• stałą cenę budowy.

Jeśli budujemy, 5 000 zł odliczamy od ceny. Jeśli rachunek nie wychodzi, mówimy to wprost i nie budujemy. Dokument zostaje u Was.

Zakres budowy to zamknięta lista w ofercie. Prośba spoza listy dostaje osobną wycenę albo czeka na Tor po uruchomieniu. Płacicie etapami: 30, 30, 25 i 15%. Gwarancja trwa 90 dni i obejmuje błędy w zakresie. Plan miesięczny, jeśli go wybierzecie, startuje w dniu uruchomienia.

Infrastruktura

Budujemy na Cloudflare, na Waszym koncie, nie na naszym. Plan Workers Paid kosztuje od 5 USD miesięcznie i zawiera 10 mln zapytań miesięcznie oraz 5 GB bazy D1 [7]. W jednej z naszych analiz z 2026 roku, dla sklepu z kilkoma tysiącami zamówień miesięcznie i kilkuset GB zdjęć, sam Cloudflare wychodził ok. 5-10 USD miesięcznie.

Pełny rachunek z tej analizy (dane zaokrąglone):

• Cloudflare (Workers, baza, kolejki): ok. 5-10 USD;
• przechowywanie zdjęć: ok. 11-14 USD;
• istniejący serwer VPS: ok. 100 zł;
• dostawca faktur z KSeF: ok. 50-200 zł;
• razem, w zaokrągleniu, ok. 200-400 zł miesięcznie.

Abonamentu platformy sklepowej tu nie liczymy. W tamtym projekcie zostawała i była największą pozycją. Wniosek z analizy: infrastruktura nie była głównym kosztem. Głównym kosztem była budowa integracji i to, kto będzie je utrzymywał za rok.

AI działa na Waszym kluczu, z limitem wydatków zapisanym w zamówieniu. Gdy limit się wyczerpie, funkcje AI zatrzymują się zgodnie z planem. To zgłoszenie P3, nie awaria.

Zmiany

Bez planu każda zmiana ma wycenę. Stawka H2M to 160 zł za godzinę (stan na 09.2026). Bez Waszej akceptacji wyceny w Panelu nie zaczynamy pracy i nic nie fakturujemy. W Opiece dwie małe zmiany w miesiącu są w cenie. W Torze zmiany nie mają wycen.

02

Co zawiera Opieka za 1 500 zł

Klient może mieć pewność, że system działa i nadąża za PayU, KSeF czy Allegro. W cenie:

• Monitoring ścieżek krytycznych. Do 5 ścieżek z zamówienia, np. złożenie zamówienia, płatność, logowanie, faktura w KSeF. Sprawdzenie co 5 minut; po 2 błędach zgłoszenie P1 zakłada się samo. Awarię wykrywa zwykle w ok. 5-10 minut. Monitoring uruchamiamy w pierwszym tygodniu.
• Kopia bazy raz na dobę. Tracicie najwyżej dane z ostatnich 24 godzin. Co kwartał sprawdzamy, czy kopię da się odtworzyć, a wynik trafia do raportu. Ta obietnica obowiązuje od dnia, w którym potwierdzimy w Panelu działanie kopii na Waszym koncie.
• Aktualizacje systemu i jego zależności.
• Dostosowanie do dostawców. Jeśli PayU, KSeF albo API marketplace'u zapowie zmianę co najmniej 30 dni wcześniej, jedno takie dostosowanie w rozmiarze S w miesiącu jest w cenie. Większe albo kolejne idą według wyceny. Wycofany model AI zamieniamy przed datą wycofania, na tych samych zasadach.
• Dwie małe zmiany w miesiącu (S, do 2 godzin pracy każda), cel 2 dni robocze.
• Reakcja człowieka: P1 w 4 godziny robocze, P2 w 1 dzień, P3 w 3 dni, P4 w 5 dni roboczych. Przywrócenie działania przy P1: 1 dzień roboczy.
• Raport co miesiąc i rozmowa co kwartał. Raport pokazuje awarie wykryte, zanim je zauważyliście, czas kalendarzowy obok czasu SLA i przerwy zegara.
• Moduły z katalogu wdrożone przez H2M dostają poprawki bezpieczeństwa i zgodności w ramach planu.

Reakcja to nie automatyczna wiadomość, tylko odpowiedź człowieka z klasą, rozmiarem i następnym krokiem z datą. Klasę zgłoszenia (P1-P4) nadajecie Wy. Zmienić ją możemy tylko w pierwszej odpowiedzi, z podanym powodem.

Warunki: jedna Opieka obejmuje jeden system. Każdy kolejny system to osobna Opieka. Minimum 3 miesiące, potem miesięczne wypowiedzenie. Rok płatny z góry jest tańszy o 10%, czyli 16 200 zł zamiast 18 000 zł.

03

Tor: zmiany bez wycen

Tor to Opieka jednego systemu plus jedna kolejka zmian dla wszystkich Waszych systemów. Do tego test odtworzenia kopii co miesiąc, rozmowa co miesiąc i roadmapa na kwartał. Klient może wrzucać zmiany bez wycen, ustalać kolejność w Panelu i widzieć termin każdej zmiany w pracy. Nie sprzedajemy godzin. Sprzedajemy tempo: jedna zmiana w pracy naraz i znany termin.

Rozmiar nadaje H2M, z uzasadnieniem:

• S, do 2 godzin pracy, np. nowe pole w formularzu: gotowe do sprawdzenia zwykle w 1 dzień roboczy, najpóźniej w 2;
• M, do dnia pracy, np. nowy raport: 3 dni robocze;
• L, do 3 dni pracy, np. prosta integracja albo nowy ekran: 7 dni roboczych;
• XL: dzielimy na kilka L albo wyceniamy osobno.

Terminy liczą się od startu zmiany do podglądu. Awarie P1 i P2 nie zajmują toru, a przywrócenie działania jest zawsze w cenie. W Torze reakcja na P1 to 1 godzina, na P2 4 godziny, a przywrócenie działania przy P1 4 godziny, w dni robocze 9-17.

Ile zmian zmieści się w miesiącu? Tego nie obiecujemy. Zwykle 6-12, ale to szacunek. Przy jednej zmianie naraz miesiąc samych dużych zmian to najwyżej trzy (3 × 7 dni roboczych).

Kiedy Tor się opłaca? Policzcie godziny. Przy 160 zł za godzinę zmiana S kosztuje w wycenie do 320 zł, M do 1 280 zł (dzień to 8 godzin), L do 3 840 zł. Dwie proste integracje i jeden nowy raport w miesiącu to w wycenach do 8 960 zł, czyli tyle co Tor.

Reguła: jeśli Wasze zmiany to mniej niż ok. 56 godzin miesięcznie, zostańcie przy Opiece i wycenach. Porównanie idzie po górnych granicach rozmiarów. Jeśli Wasze zmiany są zwykle mniejsze, wyceny wyjdą taniej i próg przesuwa się w górę. Tor ma sens, gdy zmian jest dużo albo gdy liczy się to, że nikt nie czeka na wycenę. Na krótką falę zmian jest sprint Toru: 1 albo 2 miesiące płatne z góry, bez okresu minimalnego. Dwa miesiące kosztują 17 800 zł. Potem działa Opieka, jeśli ją wybraliście.

Tor ma minimum 3 miesiące. Zamiast rezygnacji możecie zejść na Opiekę na 1-3 miesiące, dwa razy w roku, zgłoszone w Panelu 7 dni przed końcem okresu.

04

Ile to jest miesięcznie na tle rynku

Porównuję kwoty netto miesięcznie z publicznych stron (dostęp 25.09.2026). JCD.pl: opieka od 1 500 zł; firma deklaruje reakcję na awarię krytyczną do 1 godziny, 7 dni w tygodniu, choć nie pisze, czy już w pakiecie podstawowym [4]. Sellision sprzedaje opiekę nad PrestaShopem w pakietach od 20 godzin, czyli co najmniej 4 000 zł miesięcznie, z godzinami przechodzącymi na kolejny miesiąc [5]. Fractional CTO na 1-2 dni w tygodniu to 10-20 tys. zł [6]; na wykresie jest dolna granica. Pakiet 40 godzin to moje założenie: 40 × 200 zł. Stawka 200 zł mieści się w widełkach 150-350 zł za godzinę, które Complaia podaje dla doświadczonych specjalistów [2].

To porównanie jest nierówne. Przy tej samej cenie JCD.pl deklaruje reakcję 7 dni w tygodniu, a Opieka H2M reaguje pn-pt, w 4 godziny robocze. Pakiet godzin kupuje czas, a to, co się w nim zmieści, zależy od wykonawcy. Tor kupuje terminy: rozmiar zmiany jest znany przed startem, a spóźnienie kosztuje H2M pieniądze. Dokodu podaje 20-50 tys. zł rocznie za utrzymanie razem z hostingiem [1]. Opieka z infrastrukturą z przykładu wyżej (ok. 300 zł miesięcznie) to ok. 21 600 zł rocznie, przy dolnej granicy tych widełek. Zakres usług nie musi być jednak ten sam.

05

Kiedy H2M płaci obniżkę

Jeśli nie dotrzymamy terminu, faktura spada. Obniżki nalicza system, nie my ręcznie:

• Opieka: niedotrzymany termin przy P1 to 10% opłaty. Limit 25% miesięcznie.
• Tor: P1 to 10%, P2 5%, terminy zmian 10%. Limit 30% miesięcznie.

Obniżka za terminy zmian w Torze przysługuje za miesiąc, w którym co najmniej 2 zmiany przyszły po terminie i były to ponad 20% dostarczonych. Albo za miesiąc, w którym tor stał wolny łącznie ponad 3 dni robocze, choć czekała zmiana z rozmiarem. Obniżkę rozliczamy w fakturze za następny okres.

Przykład na Torze. W marcu nie odpowiadamy na P1 w godzinę: −890 zł. Tor stoi 4 dni robocze, choć w kolejce czeka zmiana: kolejne −890 zł. Faktura za kwiecień jest niższa o 1 780 zł. Więcej niż 2 670 zł w miesiącu nie zejdzie.

Ważniejsze od obniżki jest prawo wyjścia. Jeśli limit obniżek zostanie osiągnięty w 2 z 3 kolejnych miesięcy, możecie wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. Obniżka to sygnał, nie ubezpieczenie od strat. Jest jedynym roszczeniem pieniężnym za niedotrzymane terminy. Łączna odpowiedzialność H2M jest ograniczona do 12-krotności opłaty miesięcznej i nie obejmuje utraconych korzyści.

06

Weekend i dni wolne: jak jest naprawdę

Piszemy to wprost:

„Reagujemy pn-pt 9-17. Awarię w weekend monitoring wykryje i zapisze, ale człowiek zajmie się nią w poniedziałek od 9:00. Jeśli sklep nie może czekać do poniedziałku, potrzebujecie dyżuru weekendowego; sprzedamy go, gdy będzie drugi inżynier (szac. od II kw. 2027).”

Zegar stoi:

• w weekendy i dni ustawowo wolne od pracy (od 2025 także 24 grudnia [8]);
• w dni zamknięcia H2M zapowiedziane w Panelu co najmniej 14 dni wcześniej, do 15 dni roboczych w roku;
• w dni nieobecności nieplanowanej, np. choroby, zgłoszone do 10:00, do 10 dni roboczych w roku;
• gdy sprawa czeka na Waszą odpowiedź. Status „czeka na Was” ustawiamy tylko z pytaniem, bez którego nie możemy pracować.

Po wyczerpaniu tych limitów zegar biegnie. W dni szkoleń, które prowadzę (do 2 w miesiącu, zapowiedziane 7 dni wcześniej), reakcja na P1 wynosi 4 godziny robocze. Zegar uruchamia zgłoszenie w Panelu albo w zakładce „Pomoc H2M”, a przy awarii także sam monitoring. Telefon, e-mail i WhatsApp go nie uruchamiają. Z takiej wiadomości zakładamy zgłoszenie z godziną założenia.

07

Przykład: budowa w ratach

W jednym z projektów H2M z 2026 roku klient płacił ryczałt rzędu 40 tys. zł netto: zaliczkę, a potem raty co miesiąc przez cały czas budowy. Raty co miesiąc mają jeszcze jedną zaletę: plan miesięczny po odbiorze nie jest nową pozycją w budżecie. Tamten ryczałt ustaliliśmy bez audytu i wyszedł dużo poniżej pracy, którą projekt zajął. Tej ceny nie powtarzamy. Dziś stałą cenę dajemy dopiero po audycie, a budowa zaczyna się od 60 000 zł.

Ten sam układ przy dzisiejszym minimum. Budowa 60 000 zł, audyt 5 000 zł już zapłacony i odliczony, zostaje 55 000 zł w czterech etapach:

1. etap pierwszy, 30%: 16 500 zł;
2. etap drugi, 30%: 16 500 zł;
3. etap trzeci, 25%: 13 750 zł;
4. etap czwarty, 15%: 8 250 zł.

Budowy w abonamencie z wykupem, np. w 18 ratach, nie oferujemy. Raty idą za pracą, nie za kredytem.

Rachunek na 3 lata od uruchomienia, przy założeniach z tego tekstu: budowa 60 000 zł (z audytem), infrastruktura 300 zł miesięcznie, Opieka 1 500 zł miesięcznie. Razem 124 800 zł, czyli średnio 3 467 zł miesięcznie. Porównuję to z abonamentem za 3 000 zł i za 5 000 zł miesięcznie, bez podwyżek. Pomijam miesiące budowy, w których abonament jeszcze płacicie. To działa na niekorzyść własnego systemu, więc realny zwrot przyjdzie później niż na wykresie.

Z Torem przez dwa miesiące w roku rachunek rośnie. Rok pierwszy: 60 000 zł budowy, 10 miesięcy Opieki (15 000 zł), 2 miesiące Toru (17 800 zł) i infrastruktura (3 600 zł), razem 96 400 zł. Każdy kolejny rok: 36 400 zł. Trzy lata: 169 200 zł, średnio 4 700 zł miesięcznie.

08

Kiedy własny system się nie opłaca

Reguły, które możecie zastosować bez nas:

1. Abonament i praca ręczna obok niego kosztują mniej niż ok. 3 500 zł miesięcznie. Przy budowie od 60 000 zł i Opiece rachunek nie wyjdzie w 3 lata. Zostańcie przy abonamencie, chyba że sam abonament blokuje proces.
2. Planujecie mniej niż ok. 56 godzin zmian miesięcznie. Wystarczy Opieka i wyceny. Tor przepłacicie.
3. Awaria w weekend jest dla Was krytyczna. Dziś nie ma u nas dyżuru weekendowego.
4. Nikt po Waszej stronie nie ustali kolejności zmian. Tor jest wart swojej ceny tylko wtedy, gdy ktoś u Was decyduje, co jest następne.
5. Chcecie rozłożyć budowę na kilkanaście miesięcy rat. Tego nie robimy.

09

Czego nie obiecujemy

• Liczby zmian w Torze. Obiecujemy terminy, nie liczbę.
• Procentu dostępności. SLA mierzy reakcję, przywrócenie działania i terminy zmian.
• Reakcji człowieka poza pn-pt 9-17. Monitoring działa całą dobę, ale samo wykrycie nie jest reakcją.
• Monitoringu każdej funkcji. Sprawdzamy ścieżki krytyczne z zamówienia, do pięciu.
• Terminów w sytuacjach wyłączonych: awaria dostawcy na Waszym koncie, zmiany kodu, konfiguracji albo DNS przez Was lub Waszą agencję, odmowa zalecanej aktualizacji, zmiana API zapowiedziana później niż 30 dni przed wejściem, zaległość w płatności ponad 14 dni. Reakcja obowiązuje, przywrócenie i obniżka nie.
• Nowych systemów w Torze. Nowy system, nowy dostawca albo migracja danych to nowy projekt: audyt i budowa.
• Wolnego miejsca od ręki. Dopóki H2M to jedna osoba, prowadzimy najwyżej jeden Tor i 3-4 Opieki. Priorytet za 16 900 zł sprzedajemy dopiero z nazwanym zastępcą przy awariach.

10

Co zostaje u Was

Repozytorium, domeny i konta chmury są na Waszej firmie. H2M ma do nich dostęp jako wykonawca, nie jako właściciel. Tak działa m.in. system opisany w case study Adcare: konto i repozytorium należą do agencji.

Dokumentację przekazania aktualizujemy co kwartał. Gdy umowa się skończy, w ciągu 10 dni roboczych przekazujemy dostępy i dokumentację. Następcy odpowiadamy na pytania do 4 godzin, w cenie ostatniego miesiąca. Części zrobione tylko dla Was przechodzą na Was po zapłacie. Wspólne komponenty H2M dostajecie na bezterminowej licencji.

Ceny i warunki są w stanie na 25.09.2026. Obowiązuje to, co wpiszemy w Wasze zamówienie.

11

Od czego zacząć

Od liczb, nie od budowy. Audyt pokaże, ile płacicie dziś i ile zapłacicie za własny system przez 3 lata. Jeśli rachunek nie wychodzi, usłyszycie to w 5 dni roboczych, a dokument zostanie u Was. Przebieg współpracy krok po kroku opisuje strona procesu, a zakres budowy strona o systemach.

12

Źródła

1. Dokodu, „Ile kosztuje własny CRM dla firmy? Cennik i 3 modele kosztów [2026]” (3.06.2026): https://www.dokodu.it/blog/crm-szyty-na-miare/ile-kosztuje-wlasny-crm (dostęp 25.09.2026)
2. Complaia Systems, „Ile kosztuje dedykowane oprogramowanie dla firmy? Widełki cenowe na 2026 rok”: https://www.complaia.systems/ile-kosztuje-dedykowane-oprogramowanie (dostęp 25.09.2026)
3. CODESONS, „Ile kosztuje dedykowany system ERP dla małej firmy w 2026? Widełki, ukryte koszty, kiedy gotowiec, a kiedy custom” (10.07.2026): https://codesons.com/blog/ile-kosztuje-system-erp-dla-malej-firmy (dostęp 25.09.2026)
4. JCD.pl, „Opieka Programistyczna i Outsourcing IT”: https://jcd.pl/opieka-programistyczna-i-outsourcing-it (dostęp 25.09.2026)
5. Sellision, „Opieka techniczna PrestaShop - wsparcie z SLA”: https://sellision.pl/opieka-techniczna-prestashop/ (dostęp 25.09.2026)
6. fractio.pl, „Fractional CTO: kim jest, ile kosztuje, kiedy zatrudnić”: https://fractio.pl/fractional-cto (dostęp 25.09.2026)
7. Cloudflare, „Pricing · Cloudflare Workers docs”: https://developers.cloudflare.com/workers/platform/pricing/ (dostęp 25.09.2026)
8. Infor Kadry, „Wigilia 2025 wolna od pracy? Co mówi ustawa o dniach wolnych od pracy”: https://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/czas_pracy/6751675,wigilia-2025-wolna-od-pracy-co-mowi-ustawa-o-dniach-wolnych-od-pracy.html (dostęp 25.09.2026)

13

Jak powstał ten tekst

Ceny i warunki H2M pochodzą z cennika i wewnętrznego dokumentu SLA w wersji z 25.09.2026. Przykłady rat i infrastruktury pochodzą z projektów H2M z 2026 roku; dane klientów są zanonimizowane i zaokrąglone. Tekst powstał z pomocą AI, a autor go zredagował i sprawdził każdą liczbę ze źródłem. Ceny rynkowe są w stanie na dzień dostępu podany przy źródle.